Mojokerto, 16 September 2018. Cluster Matraman menyelenggarakan kegiatan pendampingan pangkalan data bagi PTKIS baru di lingkungan Kopertais Wilayah IV Surabaya. Kegiatan tersebut berlangsung di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Syari’ah Riyadlul Jannah (STIES RJ) Mojokerto dan diikuti peserta dari dua cluster, yakni Cluster Matraman serta Cluster Susi dan NTT.
Acara dibuka dengan sambutan Ketua STIES RJ, Bapak Segaf Mahmud As Segaf. Dalam sambutannya, ia menyampaikan apresiasi atas kehadiran Tim IT Kopertais Wilayah IV Surabaya. Ia juga memaparkan keunikan STIES RJ, di mana calon dosen dan mahasiswa wajib mengikuti pelatihan khusus untuk memperkuat penguasaan keilmuan. Selain itu, para dosen yang telah menyelesaikan pendidikan S2 maupun S3 terlebih dahulu mengikuti perkuliahan sebelum benar-benar mengabdi di STIES RJ.
Sementara itu, Bapak Muhammad Kholil, M.Th.I, yang mewakili Kopertais Wilayah IV Surabaya, menjelaskan bahwa perguruan tinggi wajib melakukan tiga jenis pelaporan yang masing-masing memiliki kepentingan berbeda namun sama-sama vital. Ketiganya adalah Sistem Informasi Kopertais Wilayah IV Surabaya (SIMKOPTA), Education Management Information System, serta Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT). Pelaporan tersebut menjadi sarana pemantauan perkembangan data setiap perguruan tinggi di bawah naungan Kopertais IV.
Dalam pelaporan SIMKOPTA, operator perguruan tinggi harus memperbarui data mahasiswa secara berkala. Data yang dilaporkan tidak hanya identitas, tetapi juga rekam jejak selama mahasiswa menempuh perkuliahan. Hal ini penting sebagai dasar legalitas ijazah yang telah disahkan oleh Koordinator Kopertais Wilayah Surabaya.
Materi pertama kemudian disampaikan kembali oleh Bapak Muhammad Kholil, M.Th.I, yang menguraikan secara rinci alur teknis dan prosedur pelaporan SIMKOPTA. Sistem ini dirancang saling terkait, sehingga apabila suatu transaksi belum dilakukan oleh operator, transaksi berikutnya tidak dapat diproses. Mekanisme tersebut berfungsi untuk merekam jejak seluruh mahasiswa yang menjalani perkuliahan di PTKIS.
Dalam paparan tersebut juga dijelaskan jenis-jenis transaksi, di antaranya pelaporan detail mahasiswa secara lengkap beserta fotonya untuk memperoleh Nomor Induk Registrasi Mahasiswa (NIRM), dilanjutkan dengan pelaporan registrasi.